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輕鬆學英語‧英語輕鬆學 視訊會議中會用到的英文 (上)

發布日期:
作者: 麋鹿兒。
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  最近疫情大鬆綁,感覺好像又恢復了以往的生活,除了出門還是要戴口罩之外,沒有什麼太大的感覺,我以為疫情逐漸鬆緩之後,大家開「視訊會議」(videoconference)的機會就會變少了,但好像不是這樣。可能因為人是習慣的動物吧!在疫情期間大開了炸多的線上會議,可能深刻體會到了距離其實是一種美感,我發現就算疫情趨緩,「在家工作」(WFT)似乎已經變成常態了,所以,各行各業還是免不了三不五時要在電腦前面開個會,連上課也都習慣再加上了。好吧!我們今天來講視訊會議當中會用到的英文。我相信很多人在開視訊會議的時候「潛水」練到最高等,「龜息」大法練到最上乘,能不說話就不說話,尤其是英文會議,對吧?相信經過今天的分享之後,大家會對英文視訊會議不會鴨子聽雷,也不會再害怕了。
好了,通常要開會之前,我們會先收到一個會議通知。然後把「連結」"link"點進去,就可以進入視訊會議室了。這個時候,很多人都默默出現,不知道該說些什麼?當然,一個會議室裡有時候五十個人一起進來開會,只見螢幕上密密麻麻的一堆人頭,誰知道哪個是哪位,所以只要是一進到會議室,通常都會先報上名來,比如說,我叫Lure,那我進到會議室的時候,就可以說,"Hi! Lure here."「嗨!我是鹿兒」如果是比較正式一點的會議,可以說,「我是金門(辦公室)的希玲」"Hi! I am Celine from the Kinmen office."當然,也可以順便說說自己的職稱。對了,順便提醒一下大家,每次發言的時候,都要重複一次自己的名字,不然,人海茫茫,誰都不知道到底是哪位開了尊口。不知道大家有沒有注意到,我們用來表示「到了」是直接用"某某人here"就可以了,而不是說"I just come in here."在concall當中,如果有人說"Can I just come in here?"不要以為別人剛從外面進來,這句話和進入一點關係也沒有,它的意思是"Can I add something quickly?" 用來表示,「可不可以插句話?」所以,要特別小心使用喔!
如果你是主持Conference call的人,就要先自我介紹一下,再介紹和你一起開會的其他人。若有第一次加入會議的夥伴,也需要稍微對大家提起一下,並且讓對方自行做自我介紹。比如說,「我是蘋果公司的真柏斯。」"This is Jembus from Apple Corporation." 「和我一起的有李小龍、可可香奈爾以及周杰倫。」I'm calling in with Bruce Lee, Coco Channel, and Jay Zhou."「 我想花點時間介紹公司新成員,Tommy!」"I'd like to take a moment to introduce a new member of our company, Tommy!."這樣說是比較正式一點的。一般如果是參加那種成員是大家都彼此認識的人的那種會議,通常「主持人」"host"(或"hostess"女主持人)會輕鬆跟大家打招呼,例如:簡單的「各位早安。」"Good morning, everyone."然後問一下「全員到齊了嗎?」"Are we all on?"對,提醒大家,不管是電話會議,還是線上的視訊會議,都是要用"on"喔!因為"on the phone"或"on the internet"我們都是用"on"這個介系詞所以,我們雖然是在開會,但是其實是問大家,有沒有都「上線」"on"了?如果早就確認好人也都到了,那就可以直接說,「大家早安,我想我們可以開始進行會議。」"Good morning everyone, I think we are ready to begin."
說真的大家都不愛開會,往往聽到開臉都會不由自主的鬱結起來,但是這還不是最糟的狀況,視訊會議最怕斷線跟聽不到了,所以,主持會議的人不能免地也是會問一下,「大家都有聽到我嗎?」"Can everybody hear me?"如果大家都有應聲,那接下來就會聽到「讓我們點名,開始會議。」"Let's begin our meeting by taking a roll call."或者是,「會議的一開始,我們先點名看看今天誰參加了這會議。」"To begin, let's take a roll call to see who will be joining this conference."說真的,開會「點名」是一定要的,逃也逃不掉,尤其是在無法實體簽到的情況下,數人頭就變成一件重要的事了。「點名」有好幾種說法,我們可以說,"do a roll call"、"take a roll call"、" call a roll"或者是"take attendance"。為什麼會用"roll"這個字呢?據說外國人在談薪資的時候,如果指的是「整體性的薪資」,那就會用"payroll",所以當我們聽到了某個人"off the payroll",那就是被解僱了。除了前面提到的兩種,會議一開始會聽到的點名金句還有,「我們先點名再開始會議。」"We're going to begin our meeting with a roll call."以及「先點名看看誰到了。」"It would be good to know who is here in terms of a quick roll call."還有「我現在先點名,讓各位知道誰在現場。」"What I'd like to do right now is take attendance to find out who is present and to let the other participants know who is on the line."雖然點名不是開會的重點,但是點名不到,卻是很不妙的,因此,不管會議主持人用的是哪一句,千萬要「抓」("catch"或"get")到「點名」"roll"、"roll call"或「出席」"present"或"attendance"這幾個關鍵字,確認自己有沒有被點到名,有開過會的人都知道,如果點名不到,後果可是很嚴重的。

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