縣府昨日舉辦「金門縣政府公文管理整合系統」專案啟動會議，介紹專案目標，涵蓋範圍、專案成員、專案期程、交付項目及須配合事項。縣府表示，金門縣公文管理的規劃，計畫將分成短、中、長等三期進行建置，長期言，計畫引進「線上簽核」功能，並將檔案資訊化，達到公文整體資訊化終極目標。

會議由研考室主任陳朝金主持，主辦單位除進行各階段需求訪談，諸如總收文作業、登記桌作業、總發文作業、承辦人作業、檔案作業、稽催管理、系統維護作業等，也藉此瞭解現行各角色人員工作內容、作業流程、所遇到困難以及期望改善之遠景。

研考室主任陳朝金表示，公文管理為公部門處理行政業務首要核心，而將公文流程導入電腦而加以資訊化，為世界近年各國首要任務，如行政院研考會九十三至九十五年度開發並免費提供基層機關與學校使用的「基層機關公文整合系統」即是明證，金門縣為配合中央政策，進行提昇公文之管理與效率，九十一年起全縣八十五個單位(含縣議會、烏坵)也引進了行政院研考會的「公文電子交換系統」，更在九十四年元月起啟用「基層機關公文整合系統」。

近年，中央政府為達到公文電子化目的，陸續研訂訂頒「機關公文電子交換作業辦法」、「文書處理手冊」、「政府文書格式參考規範」、「檔案法」等法令規章，導致縣府目前正在使用的「公文管理系統」已無法滿足需求，因此，研考室承行政室委託，著手開發符合現有各項法令規定的「公文管理整合系統案」。

陳朝金指出，金門縣公文管理的規劃，計畫將分成短、中、長等三期進行建置。短期目標，即啟動會議後所要開發建置的，該階段將開發一套供縣府暨府外一級單位的整合系統，亦即將「單一簽入」、「公文電子交換」、「公文製作」、「公文管理」、「檔案管理」、「第三類公佈欄」等六大系統整合成一個大系統，預期可以有效的縮短公文處理時效，並將達成管制、考核、稽催等功能。

中期目標，將透過網路功能，擴大整合金門縣政府所屬機關學校的「基層機關公文整合系統」，讓縣府或某單位發文後，可以掌握暨瞭解收文單位辦文狀況，提供主官管即時有效的資訊。

遠期目標，計畫引進「線上簽核」功能，並將檔案資訊化，達到公文整體資訊化終極目標。

研考室表示，這次所開發的公文整合系統，除將融入各系統外，在公文製作方面，也將引進縣府所舉辦的「自由軟體教育訓練」中的OpenOffice來製作，這是全國首創，不但可落實縣長多年以來「應用自由軟體」的施政方針，預估每年至少也可節省新台幣五百四十萬元購買微軟文書軟體的版權費。

研考室指出，行政的運作及管理，面向相當廣，公文管理是核心主軸，對滿足民眾需求具有相當關聯，中央與地方政府對於經由公文管理以提昇效率十分重視，該系統預訂於九十六年四、五月間開發驗收完成，預訂六月上線運作。