精準、細微、確認
我的連長是資深上尉,擔任過裝甲兵學校的幕僚,以及獨立連連長,經驗豐富老練。部隊就寢後,連長召集核心幹部開會,面對野戰部隊的繁重任務,連長時常提醒我們:「精準、細微、確認」,不要隨便打馬虎眼。看似簡單的幾句話,卻值得牢記在心,這不只是連長傳授給我們的幹部工作心法,也有我自己的斑斑血淚經驗。
在軍中,對於人數與時間的掌握,特別要求精準,這是一種數字上的管理,也是有效的管制手段。在基層部隊的日常生活,每天有好幾次的集合與點名,從一大早起床的早點名,三餐進餐廳前的點名,還有上下午各一次的五查,透過各個時間點的集合與點名,不只控制部隊的生活作息,同時清點人數,一舉兩得。
在人數的掌握上,值星官每天要寫部隊工作日誌,開頭有每日人員管制表,分成軍官、士官、士兵三列,記錄全連的建制數、應到數、事故數與實到數,用以統計全連兵力。
建制數是固定的,例如戰車連建制有六十六員;應到數是旅部撥交來的兵力數;但休假、受訓與支援等事故人員不在連上,這些人列入事故數,剩下的兵力才是實到數。
每日人員管制表是連上軍官掌握人數的基本資料,其中以事故人員最重要,哪些人不在軍營,是什麼事故不在軍營,都要仔細查證。旅部督導官來督導的話,值星官要回報連上的兵力統計,並準備事故人員的佐證資料,提供督導官查驗。這些佐證資料平時放在安全士官桌;如果是休假人員,必須有假單;如果是受訓或支援人員,要有旅部下的電話紀錄。
有一次,連長氣急敗壞地把我們排長叫過去,狠狠臭罵一頓,原因是連上事故人員的掌握出問題,我們仔細檢查佐證資料,才發現事情大條了!
連上有一批新兵在受專長訓,他們有旅部證明的電話紀錄,原本沒問題。後來他們延訓,過一段時間才回到連上,所以過了舊的結訓日期,照理需要新的電話紀錄做為佐證資料。但我們沒接到他們要回來的通知,也不知道他們延訓,當然也沒拿到新的電話紀錄。
換句話說,這批新兵脫離連上軍官的掌握,我們沒發現他們已經延訓的事!這件事非同小可,因為是旅部督導官發現的,所以整件事從旅部報回連上。當時連上有兩個排長,連長很生氣,給我們兩個嚴重的處分,理由是我們兩位輪流擔任值星官,應該要清楚掌握全連事故人員的動態,卻沒人發覺,所以一併處分。
這件事給我很大教訓。軍官有責任把人數掌握好,一個也不能少。軍隊裡任務繁重,瑣事如麻,事情之間是一環扣著一環的,有句話說:「魔鬼藏在細節裡」,危安事故的徵兆通常藏在細微之處,譬如這批受訓新兵只是延訓,如果結訓後沒準時回來報到,甚至釀成軍紀案件,後果將不可收拾。
作家麥爾坎.葛拉威爾(Malcolm Gladwell)在《異數:超凡與平凡的界線在哪裡?》指出,在典型的空難事件中,通常可以發現七個連續失誤,很少是飛行知識不足或技術困難,大多是團隊合作與溝通出錯的人為失誤。例如一開始可能是機長犯第一個錯,這個錯誤本身問題不大,但接下來有人犯第二個錯,此時還不足以釀成大禍,但失誤一個接著一個,機組成員沒人提出警告,最後累積起來成為大災難。
因此,組織內的成員之間必須不嫌麻煩,相互提醒,而避免出錯的關鍵在於「精準、細微、確認」,也就是力求精準、掌握細節、再次確認。
戰鬥部隊經常接觸武器彈藥或車輛裝備,這些都容易肇生危安事故。操作時務必要按照標準作業程序,一步一步來做;所謂「老兵八字輕」,原因就是老兵太熟悉這些機械性動作,反而容易疏忽釀禍。
比較保險的作法是,確認動作不只做一次,還要做第二次,起碼要做到「再次確認」(Double Check)。這種作法看似呆板,卻能把危安因素降至最低。譬如下基地有實彈射擊,早上從軍械室取槍、下午送槍回去,一定都會集合弟兄下清槍口令,再三確認步槍內無子彈。也許有人覺得多此一舉,因為射擊完都會清點彈殼,不太可能殘留子彈。但這是必要的標準動作,長官也會告誡我們,友軍單位就發生過步槍送回軍械室,竟然擊發子彈的怪事。
我有一次疏忽的經驗,所幸沒有釀成大禍,卻讓我警惕在心。從基地第二階段的「連教練」開始,我們連的戰車經常在湖口臺地上跑,為了確認戰車停妥定位,不會位移造成危安事件,停車後會在兩側履帶放置枕木,左右各兩塊,共四塊,以固定戰車履帶不致任意滑動。
有一次,我們從甲地發動戰車前往乙地,駕駛手突然用通信頭盔呼叫我:「排長,你有沒有拿枕木?」我心頭一驚,完了!立即下令停車,查看後發現,開車前竟然忘記把枕木拿起來,結果散落一地,有的已經壓壞了。枕木不是管制軍品,但除了少數的軍用品店可以特別訂製,在民間很難買到,為此我們頭痛了一段時間。從此以後,我跟駕駛手在發動戰車時都會互相提醒,再次確認,避免這種慘事再度發生。
「精準、細微、確認」不只應用在單一工作,也可以擴大應用在任務的執行上。透過事前的規劃與事後的驗證,一次又一次的反覆練習,不斷修正自己的判斷眼光,累積實務經驗,培養掌握細節的能力。透過工作成果來驗證自己的規劃能力,成果越接近自己規劃的模樣,越不受意外變數的影響,表示規劃能力越強。
也就是說,接到一個任務的時候,腦袋要不停思考,不斷預想流程,盡量掌握整個任務的細節,思考的方法是從宏觀的架構著手,推展到微觀的細節。最忌諱腦袋想都沒想,只從眼前的事下手,想到什麼做什麼,沒有按部就班的規劃,容易陷入越做越忙、越忙越亂的惡性循環,最後只忙著處理火燒屁股的事,反而完成不了任務。
「精準、細微、確認」,真是充滿軍隊智慧的一段話。