從金坊的服務﹐我們的公務員學到什麼﹖
10月8日,金門日報的社論提到:縣長希望公務員能真正落實為民服務的態度,不要盡做表面功夫,不要太過官樣文章,不要以為公務員是鐵飯碗,真是苦口婆心,難為李縣長既要行銷金門,又要管家裡的每一個人。
筆者從事服務產業多年,深深了解什麼是服務?服務的精神?服務的態度?服務應具備哪些內涵?當然,筆者只是將實際經驗與大家分享,並沒有大學裡所傳授的理論,所以,如果有理論的學長或教授無法對筆者的經驗苟同,尚請指正,不勝感激。
9月25日筆者寫過「金門人的服務精神」一文,深受服務業的同仁收藏,而今天的為文是針對我們公務人員,在服務精神與態度上應有的內涵與底蘊,希本文對公務人員,在爾後面對百姓的服務上有所助益。
首先,先解釋為何本文要提到「金坊免稅店」的服務,君不見金門所有的觀光產業、公務部門、其他私人企業的服務態度都比不上「金坊免稅店」的服務?「人才是企業最珍貴的資產」,這是現在許多企業所熟知的一個概念,在以「人」提供服務的觀光產業尤其如此。以金門金坊而言,免稅店首先要提供貨真價實的商品及舒適的環境之外,導購的服務人員,所提供的服務精神與態度,將直接影響顧客的購買意願與評鑑。換言之,服務人員應具備良好的應對進退和謙恭有禮的態度,對於免稅店是非常重要的。「金坊」有鑑於如何使員工誠心付出,甘願固守個人崗位,發揮個人的敬業樂群,完成企業體所設定的業績目標,創造利潤視為資方最重要的課題。
首先,人力資源部門著重於教育訓練,使員工了解在面對客人的態度(45度的自然彎腰及燦爛的笑容),還有人際關係的重要(主管面對司機及導遊的笑容與尊重),最後才是認識產品;當然,豐厚的業績獎金,也是促使員工每天能站八小時的動力,再者,亮麗的制服,讓員工顯得自豪、自信、美麗。況且,明年金湖鎮小太湖1600坪大賣場的開張,讓同仁看到升遷的希望及企業體璀璨的明天!
一個企業體能有今天的成就,除了其營收傲視群倫,最可讓其他企業學習的,應該是其服務的精神與態度。所以,筆者不吝地將多年在台灣領悟到的服務內涵與金門公務人員分享。
當然,在金門的公務員並不是指縣政府管轄的行政人員而已,只要與百姓有直接或間接關係的,如國家公園的、軍方的、學校的、移民署、海關、警政單位、調查單位、國稅局、獄政單位、郵政、銀行及議會等等單位的官員或民意代表,應該可以先去感受「金坊」的服務,或許,午夜夢迴,再翻讀10月8日金門日報的社論,如果能在內心深處有所領悟,下一個處、局長或是縣長就是你啊!
首先,就各機關的總機或各單位接電話的服務人員,當百姓打電話進來,請不要讓電話響過三聲,超過第三聲請務必跟來電者道歉(因為,所有的單位都是在為民做服務啊,你們怎麼可以耽誤來電者的青春),語調必須親切、口氣委婉、回答其語言(國台語)、耐心聽,所有總機或單位接電話者最忌諱回答來電者:不知道、不行、不是我們主辦的、你打錯了、主辦人不在、我會通知相關人員(來電者會以為是在敷衍,為何不請主辦人回電?)、上面沒指示、那是電腦在控制的、我們沒辦法等等話語。如果哪天換作你是來電者,你希望對方作怎樣的回答,你才會滿意。所以凡事請以「同理心」來處理任何事吧。還有,為什麼百姓多會使用1999專線,是因為它有錄音功能?有時效性?有長官在盯著?為什麼1999專線可以很有效率的執行?其他線就不行了?如果政府每條線都是如此快速且有效率,縣長何憂?
再者,所有能坐辦公室的公務員,表示你們的學、知識優於常人,那麼,知書以達禮、謙恭以自微、遷善以自樂、待人以摯誠、情真以喜悅、競業以盡瘁、盡心以養性者,必能造就一顆靈明之心,也會有曠達寧靜的胸懷,體認自身存在的價值和意義。長此以往,悠悠歲月自然可以養成豐盈的內涵及仁人之心,也必會陶冶脫俗不凡的氣質,那麼,彰顯在外者,必會有愉悅的笑容和謙恭的態度。既如此,凡我為民服務者,應有「視民為親、待民如友」的胸懷。當百姓洽公時,前台服務人員應馬上起身恭迎,並說:您好,請問我可以為您服務嗎?後臺者雖不起身但應說:您好!此時,面帶笑容,語氣和緩,並隨即奉上茶水,百姓自當感動不已,咸認此為縣長之德矣。
對於金門國家公園之服務人員,雖然你們僅是唯上面之命而為之,但因國家公園之設立,會直接或間接影響百姓之權益,一般平民並不樂見國家公園設在我家或周圍,因其規範未受其利,先受其害。因此,金門國家公園之服務人員,你們應與當地百姓多做溝通工作,做好官民的人際關係,盡量放利給當地居民,如民宿之經營或其他有利益者,應以當地居民為主,不要再說會違反什麼規定,規定是人訂的,要懂得因地制宜啊,也不要再讓當地居民在幫外人打掃房間了。過多的怨言(如囿於政府的規定,沒擔當啊),將使官民誤會加深,也不要再讓百姓說:無能且無擔當的官員啊!
對於軍方而言,雖然你們跟百姓沒有直接接觸,但是,擎天廳的偉大工程,應該自由開放給觀光客參觀(除陸客),才知道當初軍人是怎樣的辛苦,才有今天的成果。在這個資訊發達,科技日新月異之際請不要再告訴我們,哪裡還有什麼機密可慮!軍人雖然是在保衛國家安全的,一個小小固定的山洞,一般平民必須依照你們規定的時間提出申請,有關係者如台灣來的官員、民代就可以自由出入,你要我們百姓如何心服?軍人雖然主要是在保衛國家安全,但是你們的薪水也是我們百姓繳的稅金啊,既然有機會為百姓服務難道不應該嗎?請不要再用機密當藉口了,也不要再故步自封了,更不要再讓百姓說:國軍造就太多的馬屁軍官!下次要找藉口,請告訴大家擎天廳坍方了,我們就不會為難你們了,雖然百姓很不情願地在繳稅。
至於其他單位的公務人員,直接面對百姓時,微笑、親切、熱誠是三項基本態度,微笑來自豐富內涵的氣質、親切來自於良好的人際關係、熱誠來自對人生樂觀的態度,不要以為公務人員是鐵飯碗,水要載舟或覆舟,全在你們的心底與臉上啊!
結語:在金門的公務部門,百姓去洽公,走在縣府三樓沒人理你,洽談事情時百姓站著、公務員坐著,你在金城鎮公所二樓辦戶口相關事務,服務人員臉上沒笑容,其他如郵局或銀行或移民署或其他單位,百姓去找你們,你們會主動跟百姓問候嗎?你們會站起來迎接嗎?你們臉上有笑容嗎?你們上班八小時大部分都是坐著,金坊的服務人員是站八小時,如果說你們的學、知識優於金坊的員工,那麼,你們更應該懂得尊重別人,懂得以禮相待,懂得笑臉迎人,知道你們是領誰的薪資的,誰是你們的主人,如果是年長的阿伯,你們更應該要懂得尊敬啊。其實百姓要求不多,他們只希望你們把他們當「人」看,不用當貴賓看,他們承受不起,他們只會作比較,為什麼金坊的員工有笑容,我們的公務人員臉上是冷漠的?為什麼學問越高身段越跩?為什麼有些官員或民代就可以享有特權?為什麼學問越高服務精神越差?為什麼在機場或碼頭的縣府服務人員或護理站人員,當百姓去諮詢事情時,他們坐著,百姓站著,不是說要為民服務嗎?不是說我們是他們的主人嗎?以上這些「為什麼」是一般百姓跟筆者反映的,他們希望筆者寫出來,但筆者說不一定會登出來。如果公務人員看到這些反映你還無動於衷,你們何以安穩坐在那個位子?午夜夢迴再看看10月8日的社論,能不汗顏嗎?看看李縣長頭上的毛髮,越來越稀了,你們怎能不幫幫縣長呢?或許,下一次百姓去洽公時,會隨身攜帶智慧型手機,拍照上F/B,肯定比1999專線更有效!
金門的公務人員啊,要做好一個盡責的公務員,請再次光臨「金坊」,親身感受其服務的點點滴滴,其服務精神與態度絕不是一蹴可幾的。在服務多年後,筆者深深體會,帶團時「視客為親、待客如友」是筆者從事多年的體悟,也是筆者成功之鑰;而公務人員應該要有「視民為親、待民如友」的胸懷和真誠的對待,能洞察其中含意,你一定是最好的公務員的。
老子說:合抱之木,生於毫末。九層之臺,起於累土。千里之行,始於足下。人不必偉大,人也可以一無所有,但必須對自己負責,忠於自己的職守,仰不愧於天,俯不愧於地,身教不愧於後輩,進而,再從內心深處發掘自己人性的光輝,以此璀璨的光輝,照亮自己走向更高境界的道路,求取良心的寧靜,求取生存的尊嚴,求取生命的價值,金門的明天,必將更幸福祥和!