拓展服務機能落實便民服務
金門縣政府「1999」服務熱線自100年8月1日正式啟用後,始終秉持「一個號碼、全面服務」理念,讓縣民只要撥打「1999」單一簡碼,即可取得縣府各項貼心與創新的縣政服務。這項服務並榮獲《工商時報》雜誌「2013年台灣服務業大評鑑」縣市政府便民專線金牌獎及榮獲2012年《遠見》雜誌「第一線服務品質大調查」縣市電話便民服務第三名之獎項。
據統計,截至今年五月底,「1999」服務熱線受理的服務件數已累計計14萬4,194件,累計受理7萬1,584件諮詢服務、7,067件要求轉接、3,838件陳情案件與3,352件派工案件。以服務中心平均5~8席的服務人員而言,這樣的服務能量及績效,可謂極為亮眼,更充分的體現了「管家婆」的角色,將攸關民眾的大小事與政府服務機能進行有效的串接、整合與執行,既能具體的回應民眾需求,更能有效的提升行政效能,將公共服務發揮到極致。當然,要健全這項服務勢必要有龐大的後勤支援體系,更要徹底的摒除公務單位「不訴不理」,以及「本位主義」的通病,並進而扮演好溝通協作、調和鼎鼐的角色,方能達到最好的服務效益。為了完善是項工作,以下兩個面向應是值得觀察及努力的重點。
其一,同理心。事實上,縣府的1999服務熱線大抵源於「臺北市政府1999市民當家熱線」,其獲獎紀錄及受好評的程度自毋庸多言,而縣府在提供該項服務時,也能注重在地特色,視個案提供適時、適性的需求服務。在此,我們要強調的是,政府的服務一直都在,但未必能讓有需求的民眾充分的知曉及運用,通常的狀況是:受理單位推給下個單位,下個單位又推給下下個單位,民眾的火氣就在不斷的轉介中被激燃了,衝突在所難免,基此,1999本身的角色定位便是「撈過界」,不論是否與縣府的職能相關,都應本著「同理心」,把困難留給自己、一追到底、不達目的絕不罷休的精神,落實便民服務的機能。因為「管家婆」角色的吃重,是以服務人員的穩定性及訓練便相對的重要,以此為基礎再進行所有行政機能的網路布建,方能讓民眾感受到如沐春風的用心與服務。
其二,執行力。1999的服務是否令民眾滿意,通常取決於需求是否被充分的滿足;想當然爾,找上門及待解決的麻煩事絕對不少,而且通常也不是一通電話便能克竟全功;且以服務中心人員的位階及能力,也未必便能達到溝通協作、調和鼎鼐的實質效果。因此,制度的建立永遠優於執行者的能力。為了確保1999的執行力,落實責任分工、任務考評、目標管理便相對的重要,落實點線面的布建,以及責任到人的管考,方能確保便民服務的有效遂行。
總之,第一線的服務工作是最為繁雜的,要獲得好評也是最困難的。欣喜金門的1999服務熱線已有了初步的成果,也希望這樣的服務可以持續,並因人、地制宜的拓展下去;諸如,臺北市的1999甚至還提供手語視訊服務,就連找工作這類的棘手問題也有專人負責解決,想方設法的將管家婆的角色發揮到極致。誠然,對政府服務而言,得獎是對過去積極作為的肯定,唯有縣民在獲得真正迅速、便捷、到位的服務所豎起的大拇指,才是最值得驕傲的獎項!