開會，是機關、團體內部意見溝通整合的捷徑，舉凡工作計畫要開會、工作檢討也需開會，還有例行會、臨時會、大大小小的會，很多的主官、管天天要開會，忙著在開會！

的確，一個成功的會議，不但可以解決問題，完成預期的目標，也可以潤滑團隊的運作機制，強化團隊共識；可是，失敗的會議，不但原有的問題沒有解決，反而會製造出更多的新問題，還會弱化彼此的互信，斲喪了團隊的向心力。

會議成敗關係重大，因此，要召開任何一個會議，都須格外慎重。沒有必要的會就不要開，一個單位如果動不動就開會，不但浪費時間，浪費資源，減損會議的重要性，也註定是個失敗的會議。

這是一個講求效率的時代，有人自詡一年開了多少次會，既誇耀其認真用事，也標榜其尊重民主的決策風格。事實上，一個機關如果真需開那麼多會，事事仰賴開會，反而顯示該單位溝通協調存在極嚴重的問題，因為，一個單位內部溝通良好、協調順暢，有管道可以提出問題、有場域可以討論問題，那麼，有很多事情可能只要相關人員會商，問題即可迎刃而解，不必什麼事都大張旗鼓的開會，徒然耗費時間和精力。

至於會議中常見的興革意見，平日一發現即可提出，無須等到開會再提出報告，否則豈不錯失時效？再說，單位如能將過去一年來全部的會議臚列，以會議的目的、開會的結果及會議的必要性來檢視，應能讓真正需要開的會減少一大半，不但能節省時間，更能提升工作效率。

當然，需要會議才能決定的事情還是不少，一旦確定要開會，就要有充分的準備，舉凡會議議程、提案討論及相關議題等皆需會前準備好，有些重要的議題，甚至可以透過徵詢、問卷調查等方式，在會前取得部分共識，如此，必能有助提昇會議效率，達成會議目的！

此外，開會時間的掌握，亦是會議成功與否的重要關鍵，一場五十人參加的會議，多耗一個小時，就是浪費五十小時。許多人都有這種經驗，二、三十分鐘就可解決的會議，常常開了兩三個小時；開會浪費時間，除會前準備不週，最常見的原因是主持人對會議規範不清楚，或不重視會議規範。有不少人在主持「合議制」的會議時，仍不脫「家長性格」的餘緒，談著談著，往往會忘情的偏離主題，抒發起個人的「政見」和「衷懷」，甚至隨興的說起故事來；有些則是態度輕忽，準備不足，自以為口才便給，結果是講完一點又一點，想到那講到那，結構漫漶、偏離主題，弄得大家頭昏腦脹，不知道他要表達的究竟是什麼；有些則未能掌握會議規範，任令發言者天馬行空高談闊論，與主席上下相輝映，毫不節制的剝奪了大家寶貴的時間。因此，在會議上發言，字句務必精簡，說明務必清楚，把握重點，在規範的時限內講完，這是對與會者最基本的尊重。

最後，更重要的是，開會紀錄要確錄、執行要追蹤，在在都需要訂立一個可資信賴的機制，一個單位會議的成敗良窳，不但關係單位人心向背，也關係單位的成敗。

開應該開的會，說應該說的話，認真的開會，莫讓開會成為時間的殺手！